Een ATS (Applicant Tracking System) is software die je helpt om het recruitmentproces te beheren. Met een ATS kun je bijvoorbeeld vacatures plaatsen, sollicitaties beheren, communiceren met kandidaten, talent pools opbouwen en rapportages genereren.
Maar hoe kies je het juiste ATS voor je organisatie? Er zijn meer dan 100 beschikbare systemen in Nederland alleen, de een met een nog mooier verhaal dan de andere. Met de tips in deze blog prik je door de salesverhalen heen en maak je een goede keuze.
Denk aan je gebruikers
We spreken regelmatig bedrijven die wel een ATS hebben, maar deze niet of niet goed gebruiken. Dat komt doordat degenen die met het systeem werken er niet goed mee overweg kunnen.
Bedenk dus heel goed wie het ATS straks gaan gebruiken. Betrek deze gebruikers ook bij het proces om te zorgen dat je een goede keuze maakt. Vraag altijd om een demo en/of proefperiode.
Veel grote, gevestigde ATS-systemen hebben veel functies en zijn geschikt voor de grootst mogelijke bedrijven. Dat heeft echter wel tot gevolg dat ze vaak onoverzichtelijk zijn. Definieer goed welke functionaliteiten je nodig hebt en zoek een systeem waarmee je dat op een handige manier kan doen.
Kies voor een flexibel ATS
Sommige ATS-systemen zijn heel gebruiksvriendelijk, maar zijn weinig aanpasbaar. Op het eerste gezicht lijken ze heel handig, maar als je iets wil dat buiten de standaard werkwijze valt, kan dat niet.
Andere ATS’en bieden meer flexibiliteit. Een aanpasbaar ATS heeft de mogelijkheid om verschillende workflows, sjablonen, formulieren, velden en filters in te stellen.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je op een dag een leuk idee hebt: je gaat bij vacatures op je site een diagram weergeven waarin staat hoeveel procent van zijn tijd de kandidaat aan iedere taak besteedt.
Dan moet de informatie uit het ATS komen. Dat is wel zo handig, dan kan de recruiter deze informatie direct bij het plaatsen van de vacature toevoegen. Daarvoor moeten dus nieuwe velden worden toegevoegd.
Een flexibel ATS zorgt dus dat je je processen en website zo kan inrichten als jou het beste lijkt, zonder concessies te hoeven doen.
Een ander aspect hiervan is support. Een goede partij staat, ook nadat je een contract hebt getekend, klaar voor je om je te helpen met aanpassingen of technische problemen. Controleer welk serviceniveau je bij je contract krijgt!
Verborgen kosten en contractduur
Natuurlijk is ook de prijs een belangrijke overweging. Het is de moeite waard om rond te kijken, want de prijzen lopen sterk uiteen.
Prijzen worden ook op verschillende manieren bepaald. Sommige ATS’en kijken naar de totale hoeveelheid medewerkers die je hebt en bepalen op basis daarvan de prijs. Anderen rekenen een vast bedrag per gebruiker. Met die informatie kan je makkelijk een berekening en vergelijking maken.
Let wel op dat er soms ook verborgen kosten gerekend worden. Zo worden er soms duizenden euro’s gerekend voor het gebruik, de integratie en/of het onderhoud van een API-koppeling. Een API is software die het mogelijk maakt informatie (vacatures en kandidaatinformatie) te delen tussen je ATS en je website of andere systemen.
Dit heeft niets met de daadwerkelijke kosten voor de ATS-aanbieder te maken. Zij hebben een keer de kosten gehad om de API te ontwikkelen. Het daadwerkelijke koppelen doet je webbouwer. Deze betaal je voor het maken van de koppeling. Er zouden dus geen maandelijke ‘onderhoudskosten’ of hoge ‘integratiekosten’ gerekend moeten worden.
Andere kosten om op te letten:
- Implementatiekosten
- Onderhoudskosten
- Opzegkosten
- Kosten voor eventuele aanpassingen.
Let daarnaast goed op de contractduur. Daar zitten grote verschillen in! Bij de ene aanbieder kan je per maand opzeggen, bij een ander heb je een contract voor lange tijd, soms zelfs voor 5 jaar.
Template-websites
Tot slot bieden veel ATS’en de mogelijkheid aan om een template-website te gebruiken. Dat is een kant-en-klare website waar je vacatures getoond worden. Je betaalt hier een maandelijks bedrag voor.
In de meeste situaties raden we af om hiervoor te kiezen, o.a. om de volgende redenen:
- Je kan de kleuren en lettertypes veranderen en de volgorde van blokken aanpassen, maar verder staat het design vast. Je krijgt dus een dertien in het dozijn-site waarmee je jezelf niet onderscheidt.
- Je maakt jezelf extra afhankelijk van de ATS-aanbieder. Op het moment dat je van ATS wisselt, heb je ook geen website meer.
- Als je later extra functionaliteit aan je site wil toevoegen, kan dat alleen als het al in het template ingebouwd is.
- Je bent geen eigenaar van je eigen site. Je kan dus ook niet naar een andere webbouwer als de service je niet bevalt.
In plaats daarvan kan je een site op maat laten bouwen, op een open source-basis (zoals WordPress). Dan heb je de site in eigen beheer en hebt er ook de volledige controle over. Je kan het zo laten ontwerpen dat het kandidaten enthousiast maakt, het biedt flexibiliteit om de site uit te breiden en je kan altijd naar een andere webbouwer overstappen met behoud van je site.
Een template lijkt misschien goedkoper, maar is dat uiteindelijk niet. Je blijft per maand betalen. Een site op maat kost wel meer in het begin, maar daarna betaal je alleen nog voor het onderhoud.
Het is te vergelijken met het verschil tussen een huis kopen of huren. Ja, een huis kopen kost initieel meer geld. Als je huurt kan je er meteen in en betaal je een overzichtelijk bedrag per maand. Maar het huis wordt nooit echt van jou en je blijft maandelijks betalen zolang je het gebruikt.
Meer weten over effectieve recruitment websites? Lees ons blog op Marketingfacts ‘waarom je werken bij-site niet werkt’.
Conclusie
Met deze informatie in de hand maak je een goede keuze, hoe gelikt de verkooppraatjes ook zijn.
Toch nog advies nodig, of wil je de ideale werken bij-site laten bouwen? Neem gerust contact met ons op!
