Recruitment stopt niet bij de hire: waarom onboarding cruciaal is

Een hire is pas succesvol als iemand goed landt

Een kandidaat bereiken is geen succesvolle recruitment.

Een sollicitatie ontvangen ook niet.

En zelfs een getekend arbeidscontract betekent wat ons betreft nog niet dat het recruitment proces geslaagd is.

Een hire is pas echt succesvol wanneer iemand goed landt in de organisatie, begrijpt waarom hij of zij er werkt, zich onderdeel voelt van het team en daadwerkelijk succesvol kan worden in de functie.

Daarom vinden wij bij Emplear onboarding net zo belangrijk als recruitment marketing, recruitment technologie en de recruitmentwebsite.

Dat klinkt misschien logisch. Toch zien we in de praktijk nog vaak dat organisaties enorme energie steken in alles vóór de hire, terwijl de aandacht na het tekenen van het contract ineens sterk afneemt.

• Voor de vacature worden campagnes ontwikkeld.
• Doelgroepen worden onderzocht.
• Advertenties worden gemaakt.
• De werkenbij-website wordt geoptimaliseerd.
• Het ATS wordt ingericht.
• Recruiters voeren gesprekken.
• Hiring managers worden betrokken.
• Er wordt onderhandeld over arbeidsvoorwaarden.

En dan komt eindelijk die handtekening.

Yes. Hire binnen.

Maar juist daar begint een cruciale fase. De kandidaat moet namelijk nog veranderen in een collega. En dat gebeurt niet automatisch.

Recruitment marketing creëert een belofte

Goede recruitment marketing gaat allang niet meer alleen over het verspreiden van vacatures. Je probeert mensen te interesseren voor jouw organisatie. Je laat zien waar je als werkgever voor staat. Je vertelt verhalen van medewerkers. Je praat over ontwikkeling, cultuur, leiderschap, collega’s, flexibiliteit, maatschappelijke impact en ambities.

Je probeert uiteindelijk een kandidaat het gevoel te geven: hier zou ik willen werken.

Daarmee bouw je tijdens het recruitment proces voortdurend aan verwachtingen.

Stel dat iemand via een advertentie binnenkomt waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat. Op de recruitmentwebsite ziet deze persoon verhalen van medewerkers die intern zijn doorgegroeid. Tijdens het sollicitatiegesprek vertelt de hiring manager hoeveel aandacht er binnen het bedrijf voor ontwikkeling is. De kandidaat kiest uiteindelijk mede daarom voor de organisatie.

Dan ontstaat er een belofte. En die belofte moet na het tekenen van het contract ook worden waargemaakt.

Recruitment marketing kan de belofte verkopen. Onboarding moet ervoor zorgen dat een nieuwe medewerker die belofte ook daadwerkelijk gaat ervaren.

Daarom kun je die twee niet los van elkaar zien.

Van Candidate Journey naar Employee Journey

Intern maken organisaties vaak een harde scheiding. Recruitment is van Recruitment. Employer Branding misschien van Marketing of Communicatie. Onboarding is van HR. De laptop is van IT. De eerste werkweek is van de manager.

Maar de nieuwe medewerker denkt helemaal niet in afdelingen. Die ervaart maar één organisatie. Voor hem of haar ziet de reis er ongeveer zo uit:

advertentie → website → vacature → sollicitatie → gesprekken → aanbod → contract → onboarding → eerste werkdag → eerste weken → eerste maanden →

Dat is één doorlopende ervaring. De Candidate Journey houdt dus niet ineens op wanneer iemand zijn handtekening onder een contract zet. Hij gaat over in de Employee Journey.

En precies op dat overgangspunt kan het verrassend vaak misgaan.

De stilte na de handtekening

Dit is misschien wel een van de vreemdste momenten binnen recruitment.

Vóór het tekenen van het contract is er volop aandacht. De recruiter belt. De hiring manager stuurt een bericht. Gesprekken worden snel ingepland. Vragen worden beantwoord. Iedereen wil dat de kandidaat enthousiast blijft.

Dan wordt het contract getekend. En vervolgens… stilte.

Soms zitten er vier weken tussen het tekenen en de eerste werkdag. Soms zes weken. Soms zelfs enkele maanden. Dat is ontzettend veel tijd waarin enthousiasme kan verdwijnen.

Juist daarom vinden we preboarding zo belangrijk. Onboarding begint wat ons betreft namelijk niet op maandagochtend om 09.00 uur wanneer iemand met een tas bij de receptie staat. Het begint op het moment dat iemand ja zegt tegen jouw organisatie.

Dat is bovendien het moment waarop het enthousiasme vaak het grootst is. Waarom zou je daar niets mee doen?

Onboarding is meer dan een laptop en een welkomstpakket

Bij onboarding wordt nog te vaak gedacht aan een checklist.

• Laptop geregeld? Check.
• Account aangemaakt? Check.
• Toegangspas? Check.
• Welkomstpakket op bureau? Check.
• Bloemetje? Check.

Natuurlijk moet dat geregeld zijn. Maar dat is logistiek. Geen onboarding.

Goede onboarding gaat over verbinding, context, duidelijkheid en vertrouwen. Een nieuwe medewerker wil weten:

• Waarom bestaat deze organisatie?
• Waar werken we samen naartoe?
• Wie zijn mijn belangrijkste collega’s?
• Wat wordt er van mij verwacht?
• Wanneer doe ik het goed?
• Waar kan ik terecht met vragen?
• Hoe werkt mijn team?
• Welke ongeschreven regels moet ik kennen?
• Wat zijn mijn doelen voor de eerste weken en maanden?

Dat zijn de vragen die bepalen of iemand zich daadwerkelijk onderdeel gaat voelen van een organisatie. Technologie kan helpen om die journey goed te organiseren. Maar technologie is niet de onboarding.

Mensen maken de onboarding. Technologie zorgt ervoor dat die mensen op het juiste moment weten wat ze moeten doen.

Waarom we samenwerken met CapoFine

Grote bedrijven als Mediq en Den Hartogh zorgen inmiddels via CapoFine voor dat nieuwe medewerkers zich vanaf het begin thuis voelen.

Juist daarom past onze samenwerking met Dexter van CapoFine goed bij hoe wij naar Recruitment Performance kijken.

Met Capofine Onboard kan een organisatie de employee journey al vóór de eerste werkdag starten en gestructureerd laten doorlopen richting de eerste 90 dagen. Daarbij kunnen onder andere preboarding, activiteiten, meetings, doelstellingen, feedback, managers, buddies en voortgang onderdeel worden van één doorlopende onboarding journey.

Daarbij hoeft onboarding ook niet voor iedere medewerker hetzelfde te zijn. Journeys kunnen bijvoorbeeld worden afgestemd op rol, team, afdeling of locatie.

En juist dat sluit sterk aan op onze eigen visie.

Waarom zou iedere nieuwe medewerker dezelfde onboarding krijgen?

Binnen recruitment marketing vinden we segmentatie inmiddels heel normaal. Je spreekt een IT-professional anders aan dan een verpleegkundige. Een starter anders dan een senior manager. Een kandidaat in Amsterdam anders dan iemand die voor een technische buitendienstfunctie in Brabant wordt gezocht.

Daarom bouwen wij bij Emplear steeds vaker richting dynamische recruitment.

• Andere doelgroep? Andere boodschap.
• Andere advertentie? Andere landingspagina.
• Andere ambitie? Andere relevante content.

Maar vervolgens tekent iemand een contract en krijgt iedereen ineens dezelfde onboarding. Dat is eigenlijk vreemd.

Een softwaredeveloper heeft andere informatie nodig dan een servicemonteur. Een nieuwe manager heeft andere uitdagingen dan een starter. Iemand die volledig remote werkt heeft andere behoeften dan iemand die iedere dag op een locatie werkt.

Natuurlijk moet er één herkenbare cultuur en werkgeversbelofte zijn. Maar de manier waarop iemand daarin wordt meegenomen mag persoonlijk zijn.

Als we vóór de sollicitatie relevantie belangrijk vinden, waarom zouden we na de hire ineens stoppen met personaliseren?

Een slechte onboarding maakt recruitment marketing duurder

Daar zit voor ons ook een heel duidelijke bedrijfsmatige kant aan. Stel dat je veel geld investeert in recruitment.

• Je betaalt voor recruitment marketing.
• Je investeert in employer branding.
• Je bouwt een werkenbij-website.
• Je koopt recruitment technologie.
• Je gebruikt jobboards.
• Je hebt recruiters in dienst.
• Je schakelt misschien externe bureaus of sourcers in.
• Je besteedt tijd aan gesprekken met hiring managers.

Uiteindelijk neem je iemand aan. En drie maanden later vertrekt die persoon weer.

Dan heb je niet alleen een onboardingprobleem.

Dan heb je een Recruitment Performance-probleem.

Want vervolgens begint het recruitment proces opnieuw.

• Nieuwe campagne.
• Nieuwe media-investering.
• Nieuwe sollicitanten.
• Nieuwe gesprekken.
• Nieuwe recruiteruren.
• Nieuwe manageruren.
• Nieuwe hire.

Daarom vinden wij het te beperkt om recruitment alleen te beoordelen tot het moment van de hire.

Een lage cost-per-hire kan nog steeds slechte recruitment zijn

Dit is ook waarom wij organisaties steeds meer willen laten kijken naar de volledige performance van recruitment.

Stel: Kanaal A levert tien hires op tegen relatief lage kosten. Kanaal B levert acht hires op tegen iets hogere kosten. Op basis van alleen cost-per-hire lijkt kanaal A de winnaar.

Maar zes maanden later blijken van kanaal A nog maar zes mensen in dienst. Van kanaal B zijn alle acht medewerkers nog aanwezig én goed ingewerkt.

Welk kanaal heeft dan werkelijk beter gepresteerd? Precies.

Daarom moet recruitmentdata uiteindelijk verder gaan dan:

impressies → clicks → websitebezoekers → sollicitaties → kandidaten → hires

Wij willen uiteindelijk kunnen kijken naar:

bereik → interesse → sollicitatie → kandidaat → hire → onboarding → retentie → performance

Dan ontstaat een veel completer beeld.

Onboarding en R-ROAS

Hetzelfde geldt voor Recruitment ROAS, oftewel R-ROAS.

Met R-ROAS willen we organisaties helpen om niet alleen te kijken naar hoeveel recruitment kost, maar vooral naar wat de totale recruitmentinvestering oplevert. En als je werkelijk over rendement wilt praten, moet je verder kijken dan alleen de hire.

Een medewerker die na twee maanden vertrekt, heeft immers een heel andere waarde voor een organisatie dan iemand die jarenlang succesvol bijdraagt. Onboarding speelt daarin een belangrijke rol.

Dat betekent niet dat iedere medewerker die vertrekt door slechte onboarding vertrekt. Natuurlijk niet. Maar wanneer we serieus willen sturen op Recruitment Performance, moeten we wel begrijpen wat er ná de hire gebeurt.

• Hoe ervaart iemand de eerste weken?
• Worden verwachtingen waargemaakt?
• Is de manager voldoende betrokken?
• Is duidelijk wat er van iemand wordt verwacht?
• Hoe ontwikkelt iemand zich tijdens de eerste 30, 60 en 90 dagen?
• Blijft iemand?

En kunnen we die inzichten uiteindelijk terugbrengen naar recruitment? Dát maakt data interessant.

Onboardingdata kan recruitment marketing beter maken

Want stel dat uit je onboarding en retentiedata blijkt dat een bepaalde groep medewerkers veel succesvoller binnen de organisatie is dan andere groepen. Dan wil Recruitment Marketing dat weten.

• Misschien blijken kandidaten die via bepaalde content binnenkomen beter te begrijpen wat de functie inhoudt.
• Misschien leidt een bepaalde employer-brandingboodschap tot verkeerde verwachtingen.
• Misschien blijken kandidaten uit een specifieke campagne bovengemiddeld lang te blijven.
• Misschien ontdek je dat mensen binnen een bepaalde functie tijdens onboarding structureel tegen hetzelfde probleem aanlopen.

Dan kun je terug naar het begin.

• Je past de vacature aan.
• Je verbetert de recruitmentwebsite.
• Je verandert de boodschap in de advertenties.
• Je maakt employer branding realistischer.
• Je verandert de candidate journey.

En daarna meet je opnieuw.

Dat is Recruitment Performance.

Niet één campagne optimaliseren. Niet alleen het ATS implementeren. Niet alleen een nieuwe werkenbij-website bouwen. Maar het hele recruitment systeem continu slimmer maken.

Recruitment moet een gesloten systeem worden

Wij geloven bij Emplear daarom steeds sterker in een recruitment ecosysteem waarin alle onderdelen met elkaar verbonden zijn.

Recruitment Marketing → Recruitment Website → Candidate Journey → Recruitment Tech → Hire → Onboarding → Retentie → Data → Optimalisatie → Recruitment Marketing

Dat is een cirkel. Geen rechte lijn. De informatie aan het einde van het recruitment proces moet uiteindelijk helpen om het begin beter te maken.

En daar zit volgens ons een enorme kans voor organisaties. Want veel bedrijven beschikken inmiddels over ongelooflijk veel recruitmentdata. Maar die data zit verspreid.

• Google Ads weet iets.
• LinkedIn weet iets.
• De website weet iets.
• Het ATS weet iets.
• HR heeft informatie.
• Het HRIS heeft informatie.
• De onboardingomgeving heeft informatie.

Maar zolang die systemen niet met elkaar praten, zie je slechts afzonderlijke stukjes van de werkelijkheid. Onze ambitie is juist om steeds meer van die onderdelen met elkaar te verbinden.

Technologie is belangrijk. De menselijke ervaring is belangrijker.

Daarbij moeten we één ding niet vergeten. We kunnen recruitment en onboarding technisch steeds slimmer maken.

• We kunnen automatiseren.
• Personaliseren.
• Integreren.
• AI inzetten.
• Data verzamelen.
• Dashboards bouwen.
• Journeys automatiseren.

Maar uiteindelijk solliciteert er geen datapunt. Er begint geen conversiepercentage aan een nieuwe baan. Er wordt geen cost-per-hire zenuwachtig op zijn eerste werkdag.

Er begint een mens.

• Iemand die misschien een goede baan heeft opgezegd.
• Iemand die collega’s achterlaat.
• Iemand die thuis heeft verteld enthousiast te zijn over zijn nieuwe werkgever.
• Iemand die verwachtingen heeft.
• En waarschijnlijk ook gezonde spanning.

Daarom moet technologie de menselijke ervaring ondersteunen in plaats van vervangen.

Dat zien we ook terug in de manier waarop Capofine Onboard onboarding benadert: software kan de journey structureren en ervoor zorgen dat managers, buddies, HR en andere betrokkenen weten wat er moet gebeuren, maar de daadwerkelijke verbinding ontstaat tussen mensen.

Dat sluit exact aan bij hoe wij bij Emplear naar technologie kijken.

Van Make Talent Move naar Keep Talent Moving

Onze missie is Make Talent Move. Maar talent in beweging brengen betekent voor ons niet alleen iemand zover krijgen dat hij op een advertentie klikt. Of een vacature bekijkt. Of solliciteert. Of zelfs zijn contract tekent.

We willen talent door de héle journey heen in beweging brengen.

• Van onbekende doelgroep naar geïnteresseerde kandidaat.
• Van kandidaat naar sollicitant.
• Van sollicitant naar hire.
• Van hire naar collega.
• En van nieuwe collega naar iemand die zich verbonden voelt met de organisatie en succesvol kan worden in zijn of haar rol.

Daarom hoort onboarding voor ons bij recruitment. Net zoals recruitment marketing. Net zoals recruitment technologie. Net zoals een goede recruitmentwebsite. Net zoals data.

Want een hire binnenhalen is mooi.

Een succesvolle hire realiseren is waar het uiteindelijk om draait.

En goede onboarding is daarin geen nice-to-have. Het is een cruciaal onderdeel van het recruitment proces.

Veelgestelde vragen over onboarding en recruitment

Waarom is onboarding onderdeel van het recruitment proces?

Omdat de ervaring van een kandidaat niet stopt na de sollicitatie of het tekenen van een contract. De Candidate Journey gaat over in de Employee Journey. Een goede onboarding zorgt ervoor dat verwachtingen uit recruitment marketing en employer branding daadwerkelijk worden waargemaakt.

Wanneer begint goede onboarding?

Goede onboarding kan al beginnen zodra een kandidaat het arbeidscontract heeft getekend. Deze periode vóór de eerste werkdag wordt vaak preboarding genoemd. Capofine Onboard ondersteunt bijvoorbeeld journeys vanaf 30 dagen vóór de start tot en met de eerste 90 dagen van het dienstverband.

Wat is de relatie tussen recruitment marketing en onboarding?

Recruitment marketing creëert verwachtingen over de organisatie, cultuur en functie. Tijdens onboarding ervaart een nieuwe medewerker of deze verwachtingen overeenkomen met de werkelijkheid. Daarom moeten recruitment marketing en onboarding inhoudelijk op elkaar aansluiten.

Waarom is onboarding belangrijk voor Recruitment Performance?

Recruitment Performance kijkt verder dan clicks, sollicitaties en hires. Uiteindelijk wil je weten of recruitment leidt tot medewerkers die succesvol binnen de organisatie landen en blijven. Onboarding- en retentiedata kunnen daarom belangrijke informatie opleveren om het recruitment proces verder te verbeteren.

Kan onboarding gepersonaliseerd worden?

Ja. Net zoals recruitment marketing kan onboarding worden afgestemd op verschillende doelgroepen. Denk aan verschillen tussen functies, afdelingen, teams, locaties of ervaringsniveaus. Capofine Onboard ondersteunt verschillende journeys op basis van onder andere rol, team, afdeling en locatie.

Wil je recruitment niet alleen meten tot aan de hire?

Dan wordt het tijd om verder te kijken dan alleen campagnes, sollicitaties en cost-per-hire.

Verbind recruitment marketing, technologie, onboarding en data met elkaar en bouw aan een recruitment proces dat niet alleen mensen aantrekt, maar ook bijdraagt aan succesvolle hires. Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uitziet?

Plan een vrijblijvend adviesgesprek met Emplear.

Emplear. Make Talent Move.